TRF kort: Bilpolicy för företagsbilar – Så skapar du ett

TRF kort kan vara er bilpolicy för företagsbilar

TRF-kort kan användas som en del av företagets dokumentation kring användning av företagsbilar. Tillsammans med en tydlig bilpolicy kan det bidra till att samla information om ansvar, användning och praktiska riktlinjer för fordon inom verksamheten.

En bilpolicy används ofta för att beskriva vilka regler och rutiner som gäller för företagets fordon och kan omfatta exempelvis tjänstebilar, förmånsbilar, företagsbilar och servicebilar.

Här går vi igenom vad en bilpolicy kan innehålla, hur den kan utformas och vilka delar som kan vara relevanta att dokumentera för olika typer av företagsfordon.

TRF-kort är ett bra val

Vad är en bilpolicy?

En bilpolicy är ett dokument som fastställer villkoren för användning av upplåtna företagsbilar till exempelvis en anställd.

Så skapar du ett TRF-kort med tydlig bilpolicy

Att skapa ett TRF kort innebär att det upplåtna fordonet kopplas samman med den person som ska använda den tillsammans med vilka villkor som gäller för användningen av det specifika fordonet:

Exempel på uppgifter som bl.a. ska fyllas i:

Registreringsnummer
Arbetsgivarens namn
Den person som ska använda fordonet
Villkor för användning av fordonet
Vem betalar självrisk
Vem står för parkeringsavgifter
Geografiska restriktioner

Vad är ett TRF-kort?

TRF kort är ett avtal, fullmakt eller ett dokument som ett företag använder för att fastställa regler, villkor och riktlinjer för hur företagets bilar får användas – oavsett om det gäller förmånsbilar, firmabilar, tjänstebilar eller servicebilar.

Syftet med TRF-kortet är att:

Formalisera bilpolicyn – det blir den centrala handlingen som beskriver företagets krav och rutiner för det specifika fordonet.
Minska osäkerhet – personen som ska använda fordonet vet exakt vilka regler som gäller.
Förenkla administrationen – tydliga villkor underlättar hantering av både upplåtna och utlånade fordon.

Vem ansvarar för vad tydligörs med ett TRF-kort

Ett TRF-kort klargör på ett överskådligt sätt hur ansvaret för företagets fordon är fördelat. Här tydliggörs vilka delar som ligger på företaget och vilka som åligger den som använder bilen. På så vis undviks missförstånd, och både organisation och förare vet vilka skyldigheter och förväntningar som gäller – från övergripande regler till den dagliga hanteringen av fordonen.

Policy för företagsbilar – ett verktyg för företag

Bilpolicy, tjänstebilspolicy eller policy för tjänstebilar – kärt barn har många namn. I grunden handlar det om samma sak: ett avtal som samlar alla regler och rutiner kring företagets förmåns- och tjänstebilar, och gäller för den anställde att följa. Något som skapar en tryggare fordonsflotta hos företaget och säkerhet bland de eller de personer som använder fordonet.

TRF-kort täcker ett stort område

TRF-kortet omfattar betydligt mer än en traditionell bilpolicy för företag. Det är inte enbart ett verktyg för att villkora användning av tjänste- och förmånsbilar, utan kan även användas för många olika typer av fordonsrelaterade avtal. Det kan exempelvis gälla överenskommelser mellan privatpersoner, hyresavtal och andra former av upplåning eller utlåning av fordon. Med andra ord fungerar TRF-kortet som en samlad lösning för att tydliggöra villkor och ansvar i en rad olika fordonsupplägg.