En bilpolicy för förmånsbil är mer än bara ett internt dokument. Det är ett tydligt avtal mellan arbetsgivaren och den anställde som har förmånsbil, och det fungerar som en försäkring mot missförstånd och kostsamma tvister.
Syftet är att i förväg klargöra vem som ansvarar för vad – både praktiskt och ekonomiskt – under hela den tid bilen används.
Varför en bilpolicy är nödvändig
En förmånsbil är arbetsgivarens egendom, men den anställde får använda den privat och förmånsbeskattas för det. Utan tydliga regler kan det snabbt uppstå frågor. Exempelvis:
- Vem betalar självrisk vid skada under privat körning?
- Hur ska böter och parkeringsavgifter hanteras?
En skriftlig bilpolicy ger klara svar och gör att båda parter vet exakt vad som gäller.
Vad som bör regleras i policyn
En genomarbetad policy täcker de viktigaste områdena:
Användning och körning
Beskriv när och hur bilen får användas. Ange om privatkörning utöver förmånsbeskattningen är tillåten och om det finns milbegränsningar.
Kostnader och ersättningar
Bestäm vem som betalar bränsle eller el, laddning hemma eller på publika laddstationer, trängselskatt och vägavgifter. Förklara hur eventuell ersättning för hemmaladdning ska beräknas.
Skador och självrisk
Klargör vem som står för självrisken vid skador som sker under tjänstekörning respektive privat körning. Ta med särskilda regler för grov oaktsamhet, som rattfylleri eller allvarliga hastighetsöverträdelser.
Böter och avgifter
Fastställ att den som kör bilen också ansvarar för parkeringsböter, hastighetskameror och andra trafikavgifter, samt hur företaget ska få föraruppgifter i tid.
Service och underhåll
Ange vem som bokar service och besiktning, hur däckbyten hanteras och vilka krav som finns på vinterutrustning.
Återlämning och upphörande
Reglera vad som gäller när den anställde slutar eller tar längre ledighet. Beskriv vilket skick bilen ska ha vid återlämning och vad som räknas som normalt slitage.
Fördelen för både arbetsgivare och förare
En tydlig bilpolicy skapar förutsägbarhet. Företaget kan budgetera och hantera risker, medan den anställde vet vilka skyldigheter och rättigheter som gäller. Policyn fungerar som en gemensam referens som minskar risken för konflikt om kostnader eller ansvar.
TRF-kort som praktisk tillämpning
I många företag dokumenteras den fordonsspecifika delen av bilpolicyn i ett TRF-kort – ett avtal som gäller just den aktuella bilen och den anställde som kör den. Kortet blir ett enkelt bevis på att användningen är godkänd och att alla centrala villkor är kända av båda parter.
Sammanfattning
En bilpolicy för förmånsbil gör det tydligt vem som ansvarar för vad, både ekonomiskt och praktiskt. Genom att reglera användning, kostnader, service, böter och självrisker i förväg får både arbetsgivare och anställd en trygg och förutsägbar lösning – och kan undvika dyra tvister när något oväntat händer.
