En bilpolicy är företagets egna regler för hur dess bilar får användas och vem som ansvarar för vad. För att göra reglerna tydliga i praktiken används ofta ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon).
Ett TRF-kort är själva bilpolicyn för ett enskilt fordon och en namngiven förare – och fungerar därmed som en färdig mall för hur en bilpolicy kan se ut i konkret form.
Varför använda ett TRF-kort som bilpolicy
- Det visar tydligt vem som disponerar bilen och på vilka villkor.
- Det är ett bindande avtal mellan arbetsgivare och förare, vilket minskar risken för missförstånd om kostnader och ansvar.
- Det kan visas upp vid polis- eller tullkontroll, även utomlands, som bevis på att föraren har företagets tillstånd.
Exempel – vad ett TRF-kort innehåller
Ett TRF-kort är kort och praktiskt men täcker alla punkter som behöver regleras för just den bilen:
- Företagets uppgifter: namn och organisationsnummer.
- Fordonsuppgifter: registreringsnummer och vid behov chassinummer.
- Förarens uppgifter: namn och anställning.
- Giltighet: från- och till-datum eller villkor för när kortet gäller.
- Regler för användning: t.ex. vem som ansvarar för självrisk vid skada.
En tydlig bilpolicy för en specifik bil och den förare som fått tillåtelse att använda den.
Fördelar för både företag och förare
Med ett TRF-kort vet båda parter i förväg:
- vem som ansvarar för service, försäkring och självrisk
- vem som ska betala eventuella böter och avgifter
- vilka regler som gäller vid privat körning eller utlandsresor.
Sammanfattning
Ett TRF-kort är ett konkret exempel på en bilpolicy. Det är en färdig mall som knyter reglerna till ett specifikt fordon och en namngiven förare, och gör det enkelt att dokumentera ansvar, kostnader och tillstånd i ett enda dokument. På så sätt får både arbetsgivare och förare en tydlig och juridiskt hållbar grund för hur bilen ska användas.
