När en företagsbil används utanför Sverige kan det vara viktigt att föraren kan visa vem som äger bilen, vem som har rätt att använda den och på vilka villkor användningen sker. Ett TRF-kort kan användas som dokumentation för detta och kan därför vara ett praktiskt komplement till de övriga handlingar som behöver finnas med när en företagsbil körs i ett annat EU-land.
EU officiella webbplats Your Europe anger att tjänstebilar som huvudregel ska vara registrerade i det land där företaget är etablerat, förutsatt att bilen har köpts i företagets namn.
Föraren kan behöva styrka varför bilen används
Vid regelbunden körning med tjänstebil i andra EU-länder kan föraren behöva kunna förklara och dokumentera varför en utlandsregistrerad företagsbil används i landet.
På Your Europe anges att en förare vid exempelvis en poliskontroll kan behöva visa en kopia av sitt anställningsavtal eller någon annan handling som visar vad personen arbetar med i det aktuella EU-landet. Detta kan vara särskilt relevant om bilen används på tider som inte direkt förknippas med normal arbetstid, exempelvis på kvällar, nätter eller helger.
EU-kommissionens eget exempel beskriver en säljare som regelbundet kör sin italienska tjänstebil i flera andra EU-länder. För att kunna visa varför han har rätt att använda bilen har han med sig sitt anställningsavtal samt ett tillstånd från företaget som visar att bilen får användas för affärsändamål utanför Italien.
Det är just i den här typen av situation som ett TRF-kort kan fylla en praktisk funktion.
TRF-kortet kan dokumentera företagets medgivande
Ett TRF-kort är en privat handling som kan användas när någon annan än fordonsägaren använder ett motorfordon. Enligt informationen från TRF-kort kan handlingen bland annat användas vid tjänstebil, förmånsbil, utlåning, utlandskörning och när en arbetsgivare upplåter ett fordon till en arbetstagare.
För en företagsbil kan TRF-kortet därmed användas för att dokumentera företagets medgivande till att en viss person disponerar och kör ett visst fordon, inklusive de villkor som gäller för användningen.
Det kan exempelvis göra det enklare att vid en kontroll visa sambandet mellan företaget, bilen och föraren och styrka att bilen inte används utan ägarens tillåtelse.
Särskilt relevant vid körning över nationsgränser
Dokumentationen blir extra betydelsefull när bilen är registrerad på ett företag i ett land men används av en förare i ett annat.
Your Europe beskriver flera situationer där föraren kan behöva visa vilken rätt han eller hon har att använda företagsbilen. Reglerna kan dessutom skilja sig beroende på hur länge bilen används i det andra landet, om personen är gränsarbetare och om bilen även används privat. Vid vistelser på mer än sex månader kan särskilda nationella tillstånd eller undantag från registreringskravet behövas.
Ett TRF-kort kan därför vara en del av företagets dokumentation inför utlandskörningen, men företag och förare behöver samtidigt kontrollera vilka ytterligare handlingar som krävs i det land där bilen ska användas.
EU har särskilda regler om att låna ut tjänstebilar
Det är också viktigt att skilja mellan att företaget upplåter sin bil till en anställd och att den anställde därefter lånar bilen vidare till någon annan.
Enligt Your Europe får en person som tillfälligt använder sin tjänstebil i ett annat EU-land som huvudregel inte låna eller hyra ut bilen vidare, inte ens till make, maka eller barn. I vissa länder finns undantag, bland annat om rätten för någon annan att använda bilen framgår av anställningsavtalet. Därför rekommenderas förare att kontrollera reglerna med det aktuella landets behöriga myndighet.
Det gör tydliga skriftliga villkor kring användningen särskilt viktiga.
Ett komplement – inte ett EU-tillstånd
TRF-kortet ska inte förväxlas med en myndighetshandling eller ett särskilt EU-tillstånd. TRF-kortets egen information anger uttryckligen att kortet är ett privat initiativ, att det inte är ett lagkrav och att det inte ersätter exempelvis körkort, registreringsbevis, försäkringshandlingar eller andra dokument som en myndighet, leasinggivare eller annan part kan kräva.
Dess funktion är i stället att samla och dokumentera förhållandet mellan fordonsägaren och den person som fått rätt att använda fordonet.
För företag som låter anställda använda företagsbilar utomlands kan ett TRF-kort därför fungera som ett kompletterande underlag tillsammans med exempelvis anställningsavtal, registreringsbevis, försäkringshandlingar och andra nationellt föreskrivna dokument.
Tydligare dokumentation vid en kontroll
Kraven inom EU visar att det inte alltid räcker att en förare muntligen uppger att bilen tillhör arbetsgivaren. Vid en kontroll kan det behövas dokumentation som visar varför bilen används och vilken koppling föraren har till företaget och fordonet.
För företag med bilar som regelbundet körs över nationsgränser kan ett TRF-kort därför vara ett enkelt sätt att komplettera företagets övriga fordons- och anställningshandlingar, dokumentera upplåtelsen och tydliggöra förarens rätt att använda fordonet.
Det minskar inte behovet av att kontrollera reglerna i respektive land, men ger företag och förare ytterligare dokumentation att kunna visa upp när en företagsbil används utomlands.
