Att hyra bil i företagets namn är vanligt, både för tillfälliga tjänsteresor och som ett komplement till en egen bilpark. Men det finns regler och skattefrågor att hålla koll på för att undvika onödiga kostnader eller fel i bokföringen.
När kan ett företag hyra bil?
Företag kan hyra bil för olika behov:
- Tillfälliga projekt eller resor där det inte lönar sig att äga en bil.
- Vid driftstopp på företagets egna bilar.
- För att testa elbil eller annan biltyp innan inköp.
Hyresavtalet tecknas i företagets namn, vilket innebär att företaget står som betalningsansvarig gentemot biluthyraren.
Avdragsgill moms och kostnader
Momsreglerna är viktiga:
- För personbilar får företaget som regel inte dra av moms på hyran, med undantag om bilen hyrs för vidareuthyrning, taxiverksamhet eller körskoleverksamhet.
- För lastbilar eller lätta lastbilar är momsen normalt avdragsgill.
- Hyreskostnaden (exklusive moms) är däremot avdragsgill som vanlig företagskostnad.
Bränsle, vägavgifter och parkering är också avdragsgilla kostnader om de hör till verksamheten.
Förmån för anställda
Om en anställd använder hyrbilen privat uppstår en bilförmån, precis som med en tjänstebil:
- Förmånen ska redovisas som skattepliktig lön.
- Värdet beräknas enligt Skatteverkets schablon för bilförmån eller med faktisk kostnad för privatkörningen.
- Ringa privatkörning (högst 100 mil per år och högst 10 tillfällen) är skattefri.
Försäkring och ansvar
Biluthyraren tillhandahåller oftast en grundförsäkring, men företaget bör:
- Kontrollera självrisknivåer och eventuella tilläggsförsäkringar.
- Säkerställa att den som kör bilen har giltigt körkort och är godkänd förare enligt hyresavtalet.
- Dokumentera eventuella skador vid hämtning och återlämning.
Bokföring av hyrbil
Kostnaden för hyran bokförs som en resekostnad eller transportkostnad. Om momsen inte är avdragsgill (t.ex. för personbil) bokförs hela beloppet som kostnad.
Tips för att hålla nere kostnaderna
- Jämför olika hyrbilsföretag – priser och villkor varierar.
- Boka i förväg för bättre priser.
- Välj biltyp som matchar behovet, exempelvis elbil för korta stadsturer.
- Kontrollera om företaget har ramavtal som ger lägre hyrespriser.
Sammanfattning
Företag som hyr bil behöver ha koll på momsregler, bokföring och eventuella förmånsregler för anställda. Kostnaden för hyran är avdragsgill, men momsavdrag för personbil är i regel inte tillåtet. Genom att planera hyresperioden, dokumentera användningen och kontrollera försäkringsvillkoren kan företaget hyra bil på ett kostnadseffektivt och korrekt sätt.
