När ett företag låter en anställd hyra en bil, exempelvis en tjänstebil eller en bil som inte används i den dagliga verksamheten, är det viktigt att både arbetsgivare och anställd är överens om villkoren. Ett skriftligt avtal minskar risken för missförstånd och gör det tydligt vem som ansvarar för vad. Ett TRF-kort kan då fungera som ett smidigt intyg och avtal.
Vad är ett TRF-kort?
TRF står för Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon.
Ett TRF-kort är i praktiken ett skriftligt intyg eller utlåningsavtal som visar att bilens ägare – i det här fallet företaget – har gett en anställd tillstånd att använda fordonet. Kortet kan uppvisas vid en eventuell kontroll och underlättar även vid försäkringsfrågor.
Viktiga delar i avtalet
När du hyr ut en bil till en anställd bör avtalet eller TRF-kortet innehålla:
- Fordonets uppgifter: registreringsnummer, märke, modell och årsmodell.
- Den anställdes uppgifter: namn, personnummer och kontaktinformation.
- Hyresperiod: start- och slutdatum.
- Kostnad och betalningsvillkor: hur mycket den anställde betalar och när.
- Eventuella begränsningar: till exempel geografiskt område.
- Försäkringsvillkor: vem som betalar självrisk om en skada sker.
- Underskrifter av både arbetsgivare och anställd.
Skatt och förmånsregler
- Om den anställde betalar marknadsmässig hyra för bilen uppstår normalt ingen bilförmån att beskatta.
- Om hyran är lägre än marknadspris räknas mellanskillnaden som en skattepliktig bilförmån, som ska tas upp i arbetsgivardeklarationen och beskattas som lön.
- Arbetsgivaren betalar i så fall arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet.
Kontrollera alltid aktuella regler hos Skatteverket.
Försäkring och ansvar
- Företaget måste säkerställa att bilen är trafikförsäkrad och att försäkringen gäller även när en anställd kör den privat.
- Avtala gärna om vem som står för självrisk och eventuella kostnader om en olycka inträffar.
- Förvara en kopia av TRF-kortet i bilen under hyresperioden.
Tips för en trygg uthyrning
- Upprätta avtalet i två exemplar – ett för företaget och ett för den anställde.
- Sätt ett pris som motsvarar marknadsvärdet för att undvika skattekonsekvenser.
- Dokumentera bilens skick innan utlåningen, gärna med foton.
Sammanfattning
Att hyra ut en företagsägd bil till en anställd kräver ett tydligt avtal. Ett TRF-kort fungerar som ett praktiskt intyg som klargör tillståndet och reglerar ansvar mellan arbetsgivare och anställd. Genom att specificera hyresvillkor, försäkring och eventuella begränsningar kan både företag och anställd känna sig trygga och undvika problem med skatt och försäkring.
