Företag som äger bilar kan ibland vilja hyra ut ett fordon till en anställd för privat användning.
Det kan handla om att en medarbetare behöver bil under en längre period, eller att företaget vill erbjuda en förmån där bilen används både privat och i tjänsten.
I dessa situationer är det viktigt att ha ett skriftligt underlag som visar att utlåningen är godkänd och vilka villkor som gäller.
Varför skriva ett avtal när bilen hyrs ut
När en arbetsgivare hyr ut en bil till en anställd är det viktigt att tydligt reglera:
- Vem som ansvarar för bilen under hyrestiden.
- Hur kostnader för försäkring, skatt, bränsle och service ska delas.
- Vad som gäller vid skador, olyckor eller parkeringsböter.
- Vilket tidsintervall hyresförhållandet gäller.
Ett tydligt avtal minskar risken för missförstånd mellan arbetsgivare och anställd och gör det enkelt att visa för försäkringsbolag eller myndigheter vem som har dispositionsrätten.
TRF-kort som praktiskt hyresavtal
Ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon) kan användas som ett enkelt hyresavtal i kortformat.
Kortet fungerar som en standardiserad fullmakt där det framgår:
- Företagets uppgifter som fordonsägare,
- den anställdes namn och personuppgifter,
- vilken bil som upplåts (registreringsnummer),
- och vilken period hyresförhållandet gäller.
Kortet är enkelt att beställa och kan bäras med i bilen som bevis för att den anställde har företagets tillstånd att använda fordonet.
Fördelar med att använda ett TRF-kort
- Ger ett tydligt skriftligt intyg som är lätt att visa upp vid behov, till exempel vid polis- eller tullkontroll.
- Klargör ansvarsförhållanden mellan arbetsgivare och anställd.
- Gör det enkelt att förnya eller avsluta överenskommelsen när hyrestiden är slut.
Viktiga kompletterande steg
Även med ett TRF-kort är det bra att:
- Se över företagets försäkringsskydd så att privat användning omfattas.
- Dokumentera eventuella kostnadsfördelningar (t.ex. bränsle, service, självrisk).
- Klargöra regler för hur bilen får användas (till exempel om utlandsresor är tillåtna).
Sammanfattning
När ett företag hyr ut en bil till en anställd är det viktigt att ha ett tydligt avtal.
Ett TRF-kort kan fungera som ett smidigt hyresavtal och visar på ett enkelt och juridiskt hållbart sätt att den anställde har tillstånd att använda fordonet under en bestämd period.
